受注管理システムとは？業務の流れと比較の軸・選び方

基本機能

製品によって差はありますが、おおむね次の機能を備えています。

■注文受付と処理
注文を受け付け、受注データとして登録します。

■在庫管理・引当
在庫状況を把握し、受注に対して在庫を引き当てます。

■出荷管理
出荷指示を出し、出荷状況を追跡します。

■請求書発行
出荷実績に基づいて請求書を作成します。

■見積・契約管理
BtoB取引では、注文前の見積作成や契約書の管理にも対応します。

販売管理システム・ERP・BtoB ECとの違い

受注管理システムを検討していると、必ず隣接するシステム名が出てきます。それぞれ主目的は異なりますが、機能領域には重なりがあります。単純に優劣で選ぶものではありません。

判断のポイントは、「注文がどこから入ってくるか」と「入った後をどう処理するか」を分けて考えることです。BtoB ECやWeb受発注システムは主に前者、販売管理システムや基幹システムは主に後者を担います。ただし製品によって守備範囲は異なるため、この区分は考え方の整理であって、製品カテゴリの厳密な線引きではありません。

電話やFAXで届く注文を社内で処理する工数が問題なら後者、取引先からの注文をそもそも電話やFAXで受けない形にしたいなら前者が検討対象です。両方を課題として抱えている企業も多く、その場合は入口と処理の両方を設計する必要があります。

BtoB向けとBtoC向けの違い

同じ「受注管理システム」でも、企業間取引（BtoB）向けと、通販・EC（BtoC）向けでは、求められる機能が大きく違います。

ECモールの注文をまとめて処理する「EC受注管理」は、BtoC向けの受注管理システムが担う領域です。本記事では、以降BtoB向けの受注管理を中心に解説します。

クラウド型とオンプレミス型

提供形態は大きく2つに分かれます。

■クラウド型
インターネット経由で利用します。初期コストを抑えやすく、機能追加やユーザー数の変更にも対応しやすい形態です。

■オンプレミス型
自社のサーバーに導入します。既存システムとの複雑な連携が必要な場合や、独自の業務要件に合わせて作り込みたい場合に選ばれます。

費用面ではクラウド型が有利とされがちですが、比較すべきは初期費用だけではありません。費用の考え方は後述します。

受注から入金までの9ステップ

BtoB取引の場合、一例としておおむね次の流れになります。

1. 見積書作成：顧客の要望に応じた見積りを作成します。
2. 契約締結：見積内容に合意後、契約を結びます。
3. 注文受付：注文書を受け付けます。チャネルはFAX、電話、メール、EDI、ECなどさまざまです。
4. 注文確認：注文内容を確認し、在庫状況をチェックします。
5. 在庫引当：在庫がある場合、その受注に対して商品を引き当てます。
6. 納期確認：納品可能日を確認し、顧客へ連絡します。
7. 出荷準備：商品をパッキングし、出荷の準備を行います。
8. 出荷：商品を顧客に出荷します。
9. 請求書発行・入金確認：請求書を発行して送付し、入金を確認します。

BtoCと比べたBtoBの特徴は、取引によっては�@�Aの見積・契約管理と、�Bの注文書のやりとりが業務として独立することです。ただしすべての取引がこの流れをたどるわけではありません。基本契約を先に結び、以降は個別の注文だけをやりとりする取引や、見積を挟まない定型的な反復発注もあります。

もう一点、まだ納品していない注文を管理する「受注残」の把握も欠かせません。受注残が見えていないと、売上予測が立たず、納期遅延にも気づけません。

各業務の詳細

■注文受付と確認
注文情報を正確に記録する工程です。オンラインフォームやAPI等から受け付けた注文データを受注管理システムへ直接連携できれば、転記作業をなくせます。フォームで受け付けても、その内容を人がシステムへ入力する運用では転記は残ります。

■在庫管理と引当
在庫情報を適切に連携・更新することで、在庫状況を把握しながら受注に紐づけられます。引当のタイミングと精度が、欠品と過剰在庫の両方に効いてきます。

■出荷管理と追跡
出荷指示書の生成や配送業者との連携を行います。出荷ミスを減らすほか、取引先からの「いつ届くか」という問い合わせにも答えられるようになります。

■請求書発行
出荷実績に基づいて請求書を作成し、送付します。電子データで授受する場合は、電子帳簿保存法の保存要件を満たす必要があります。

調査対象企業では電話・FAXによる受発注が24.6%

東京商工会議所が2024年10月〜11月に中小企業1,218社を対象に実施した調査によると、受発注のデジタルツール活用状況は次のとおりでした。なお同調査の最新版（2026年6月公表）ではこの設問が実施されていないため、受発注チャネルの内訳としては下記が最新の集計となります。

※n=1,002。デジタルシフトの状況が「レベル1（口頭連絡、電話、帳簿での業務が多い）」と回答した企業は集計に含まれていません。

出典：東京商工会議所『中小企業のデジタルシフト・DX実態調査』（2024年10〜11月実施、2025年1月公表）

この数字を読むときに押さえておきたい点が2つあります。

1つは集計範囲です。最もデジタル化が遅れている「レベル1（口頭連絡、電話、帳簿での業務が多い）」の企業は集計に含まれていないため、24.6%は中小企業全体を対象とした割合ではありません。

もう1つは、オンライン化と工数削減が同じではないことです。最多の48.8%は「メール・ホームページ等オンラインでの受発注」ですが、この調査ではその後の処理方法までは聞いていません。メールで受注していても、メール本文や添付された注文書を見ながら受注管理システムへ入力する運用であれば、転記工数は残ります。

チャネル別の対応方法

この表から見えるのは、受注管理システムを導入しただけでは、電話やFAXで届く注文の入力工程は残るということです。入力先がノートやExcelからシステムに変わっても、人が入力すること自体は変わりません。

入力を減らす方向としては、OCRや音声認識などで入力を支援する方法と、取引先の発注方法そのものを変える方法があります。BtoB ECやWeb受発注システムが検討対象になるのは後者です。FAXの注文をAI-OCRで読み取る方法は「AI-OCRとは」、取引先に発注方法を変えてもらう進め方は「受発注システムとは」で解説しています。

業務プロセスを見直した企業ほど成果が出ている

「システムを入れるだけでは足りない」という点は、調査データにも表れています。東京商工会議所が2026年3月〜4月に実施した調査では、デジタルシフト・DXを進めるにあたっての業務プロセス全体の見直し状況と、得られた成果をクロス集計しています。

※n=959。デジタルシフト・DXの状況が「レベル1（口頭連絡、電話、帳簿での業務が多い）」と回答した企業は集計に含まれていません。

出典：東京商工会議所『中小企業のデジタルシフト・DX実態調査』（2026年6月公表）

目を引くのは右端の列です。業務プロセスの見直しを行っていない企業では、過半数の53.6%が「成果を測定できていない／分からない」と回答しています。全社横断的に見直しを行った企業の9.0%と比べると、大きな開きがあります。

システムを導入しても、業務のやり方を変えないままだと、何がどう良くなったのかを説明できない状態になりやすい、と読めます。同じ調査では業務プロセスの見直しを行っている企業が約84%にのぼっており、ツール選定と並行して業務フロー自体を検討することが前提になりつつあります。

タイプ別の比較表（機能・費用・導入期間）

※費用・期間は一般的な目安です。取引先数、商品数、例外処理の量、連携先の数によって大きく変わります。ecbeing BtoBの金額は料金プランの記載にもとづきます。

表のとおり、「受注の処理を楽にする仕組み」と「受注の入口を変える仕組み」は、そもそも役割が違います。FAXや電話の注文が多い企業がクラウド型の受注管理システムだけを入れても、入力の工程は残ります。反対に、入口をWebに変えても、受注後の処理が基幹システムとつながっていなければ二重入力が残ります。どちらを先に解決すべきかは、工数が減らない3つのケースのどれに当てはまるかで判断できます。

比較の前に決めておく6つの選定基準

• 1. 受注の入口を変えたいのか、受注後の処理を楽にしたいのか
• 2. 例外処理（取引先ごとの単価・都度の見積・拠点ごとの配送など）が全体の何割を占めるか、それを標準機能でどこまで吸収できるか
• 3. 基幹システム・在庫管理・会計システムとの連携方法（API・CSV・手作業）
• 4. 初期費用だけでなく、3年間の総額で見た費用（後述）
• 5. セキュリティと運用体制（後述）
• 6. 現場の担当者と取引先が迷わず操作できるか、サポート体制が自社に見合っているか

セキュリティと運用体制の確認項目

受注管理システムには、取引先の情報や取引ごとの単価、注文の履歴といった、外に出せない情報が集まります。システムそのものだけでなく、それを運用する委託先（ベンダー）の体制まで確認しておきましょう。IPA（情報処理推進機構）の「情報セキュリティ10大脅威 2026」の組織編では、ランサムウェアによる攻撃が1位、サプライチェーンや委託先を狙った攻撃が2位に挙げられています。

出典：IPA『情報セキュリティ10大脅威 2026』

導入がうまくいかない要因は何か

選定基準を考えるうえで参考になるのが、実際に企業が挙げている課題です。東京商工会議所が2026年3月〜4月に中小企業1,272社を対象に実施した調査では、デジタルシフト・DXの課題として次の項目が挙がりました（複数回答）。

※n=1,272、複数回答

出典：東京商工会議所『中小企業のデジタルシフト・DX実態調査』（2026年6月公表）

上位はコストと人材ですが、受注管理システムの選定に直接関わるのは4番目と5番目です。約2割の企業が「業務内容に合ったツールが見つからない」「導入の効果が評価できない」と回答しています。機能表を眺めるだけでは判断できない、という状況が数字にも表れています。

費用の内訳

参考として、ecbeing BtoBでは月額費用の内訳を「運用サービス費用」「オプション費用」「クラウド利用費用」「24時間365日監視サービス費用」「ライセンス費用」「CDN費用」の6つで公開しています。見積もりを比べるときは、他社の見積もりにも同じ項目が含まれているかを確かめると、月額の安さだけで判断する失敗を防げます。

出典：ecbeing BtoB 料金プラン

3年間の総額で比べる

初期費用が安くても、月額費用や改修費が高ければ、数年で逆転します。比べるときは「初期費用＋月額費用×36か月＋見込まれる改修費」で、3年間の総額をそろえて計算します。

システムには導入後も費用がかかり続けます。東京商工会議所が2026年3月〜4月に実施した調査では、直近1年間のデジタルシフト・DXに関わる予算について、新規システム導入に投資した企業が86.9%、既存システムの維持・運営に投資した企業が81.2%でした。どちらも8割を超えており、新規の導入費用と並行して、既存システムを維持していく費用も継続的に発生している実態がうかがえます。

出典：東京商工会議所『中小企業のデジタルシフト・DX実態調査』（2026年6月公表）

費用対効果の計算方法

費用対効果は、削減できる作業時間を金額に置き換えて、年間の費用と比べると見積もれます。次の表は、計算の流れを示すための仮の数字です。

この年間の削減額と、3年間の総額を年あたりに直した金額を比べます。削減できる割合は、自社の受注業務を工程ごとに分解し、どの工程がなくなるのかを確かめてから置くのが確実です。入力の工程が残る構成（工数が減らない3つのケース）では、削減できる割合は小さくなります。

なお、時間の削減のほかに、ミスによる誤出荷の手直し、問い合わせ対応の減少、営業担当者が新しい取引先の開拓に使える時間なども効果に数えられます。