この記事の監修者
株式会社ecbeing
塩見 駿介
ECサイト構築プラットフォーム「ecbeing」・BtoB専用ECサイト構築プラットフォーム「ecbeing BtoB」をご導入いただいている企業のへの取材を通じて得た知識をもとに、EC構築・運用するうえで役に立つ情報や最新トレンド情報を発信。
受注管理システムの基本と業務内容、導入手順、メリットを徹底解説
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受発注システムとは？導入メリット・選び方・失敗しないポイントをわかりやすく解説
皆さんは企業間の受発注業務をどのように管理していますか？電話やFAX、紙などアナログな方法で受注・発注を続けている企業も少なくありません。しかし、アナログ管理では業務効率化や人的ミスの削減、コスト削減が難しく、ヒューマンエラーや管理コストの増加が課題となります。
そこで登場するのが受発注システム。受発注業務のデジタル化・効率化・情報の一元管理が実現します。この記事では、受発注システムの概要やメリット、導入手順、種類、注意点や選び方までわかりやすく解説します。
サクッと理解！本記事の要点まとめ
受発注システムと受注管理システムは何が違いますか？
対象とする立場が違います。受発注システムは発注側と受注側の双方を対象とし、企業間の注文のやりとりそのものを扱います。受注管理システムは受注側の仕組みで、受けた注文の社内処理（在庫引当、出荷、請求）を担います。発注側の申請・承認や発注先の管理を担うのが発注管理システムです。受発注システムは、この2つをつなぐ位置にあります。
受発注システムを導入すれば、受注業務の工数は減りますか？
取引先が移行するかどうかと、基幹システムと連携するかどうかで変わります。取引先が従来どおりFAXで注文してくれば、FAXとシステムの二重運用が続きます。また基幹システムとの連携を設計しないと、取引先の入力は電子化されても社内で基幹システムへ手入力する工程が残ります。FAXの確認や電話の受付は減りますが、期待したほど工数を削減できない場合があります。
取引先に受発注システムへ移行してもらうには、どうすればいいですか？
進め方は大きく2つあります。ひとつは取引先の発注方法に合わせて複数の注文方法を用意する方法で、ニチアス株式会社は顧客の発注方法が手書きのFAX、メール、基幹システムからの出力までさまざまであることを踏まえ、3パターンほどの注文方法を用意して発注を受けられるようにする取り組みを進めています。もうひとつは移行期限を設定して一本化する方法です。どちらが正解ということではなく、取引先の構成や商材の性質によって適した方法が変わります。
取引先にとって、受発注システムを使うメリットは何ですか？
24時間受付に対応したWeb受発注なら相手の営業時間に縛られず発注でき、過去に何をいくらで発注したかを自分で検索できます。在庫・納期情報を基幹システムと連携していれば、発注前に状況を確認できます。承認機能を備えたシステムなら、発注内容が稟議や社内承認の記録としても使えます。取引先に移行を依頼する際は、受注側の効率化ではなく発注側にとって何が便利になるかを伝える必要があります。
受発注システムは、企業間でやりとりする注文を電子化し、発注側と受注側の双方で管理できるようにする仕組みです。電話・FAX・紙といったアナログな方法を置き換えることで、転記作業や確認の手間を減らせます。
ただし、社内で完結するシステムと違って、受発注システムには取引先が関わります。自社が導入を決めても、取引先が使ってくれなければ効果は出ません。受発注システム特有の大きな論点のひとつが、取引先にどう利用・接続してもらうかです。
この記事では、受発注システムの定義と種類、導入形態、発注側・受注側それぞれのメリットを整理したうえで、実際に移行を進めた2社の対照的なやり方を紹介します。
受発注システムとは
受発注システムとは、企業間で行われる商品の受注・発注業務を電子化し、一元管理できるようにするシステムです。従来の電話・FAX・紙・メールによるやりとりをシステム上に移すことで、発注書の作成、受注内容の確認、在庫の引き当て、出荷指示、納期の連絡、請求までをオンラインで扱えます。
「受発注管理システム」「Web受発注システム」と呼ばれることもあります。
受発注システムの主な機能
製品によって差はありますが、おおむね次の機能を備えています。
- 注文の受付・登録：取引先が入力した注文をデータとして受け取る
- 伝票出力：受注伝票・発注伝票などを生成
- 在庫管理：商品の入出庫や在庫状況を管理
- 納期回答：納品可能日を取引先に提示
- 請求書作成：受注データをもとに請求書を作成
- 支払管理：支払予定や債務情報を管理
取引履歴や在庫状況を一元的に確認できる点が特長ですが、在庫情報をリアルタイムに保つには、在庫データの更新や倉庫システムとの連携が前提になります。
受注管理システム・発注管理システムとの関係
紛らわしいのが、受注管理システム・発注管理システムとの関係です。これらは対象とする立場が違います。
| 名称 | 主な対象 | 扱う範囲 |
| 受発注システム | 発注側と受注側の双方 | 企業間の注文のやりとりそのもの |
| 受注管理システム | 受注側（売る側） | 受けた注文の社内処理。在庫引当、出荷、請求 |
| 発注管理システム | 発注側（買う側） | 発注の申請・承認、発注先の管理、支払 |
受発注システムは、この2つをつなぐ位置にあります。受注側だけ、あるいは発注側だけを整えても、企業間のやりとりは紙や電話のまま残るためです。受発注システムの導入は、自社の業務改善であると同時に、取引先との接続方法を変える取り組みでもあります。
受けた注文を社内でどう処理するかについては、別の記事で詳しく扱っています。
受発注システムの種類
Web受発注システム・EDI・BtoB ECの違い
受発注を電子化する代表的な選択肢を、本記事では「Web受発注システム」「システム間連携型EDI」「BtoB EC」の3つに整理します。実際にはこれらは排他的なカテゴリーではなく、機能や方式が重なる場合があります。たとえばWeb-EDIはEDIの一種であり、BtoB ECがWeb受発注システムとして機能することもあります。
| 種類 | 特徴 | 向いているケース |
| Web受発注システム | ブラウザ上で注文を入力する。専用ソフトが不要で、取引先はIDがあれば参加できる | 取引先の規模がさまざまで、システム対応が難しい相手も含まれる場合 |
| システム間連携型EDI | あらかじめ取り決めたデータ形式と通信手順で、システム間が直接データを交換する。人手が介在しない | 取引件数が多く、発注内容が定型で反復する場合 |
| BtoB EC | 受発注機能に加え、商品検索やレコメンドなどの販促機能を持つ | 取扱商品数が多い、取引先が全商品を把握していない、売上機会も取りにいきたい場合 |
EDIについて2点補足します。ひとつは、EDIは必ずしも業界標準の形式を使うものではないという点です。取引先ごとに個別にルールを取り決める「個別EDI」もEDIに含まれます。EDIの要件は「データ形式と通信手順を事前に取り決めておくこと」であり、標準化は必須ではありません。
もうひとつは、EDIにはブラウザ上で操作するWeb-EDIもあるという点です。この場合は画面への入力やファイルのダウンロードといった手作業が残ることがあり、上の表に挙げたシステム間連携型とは工数の性質が異なります。
また、ISDN（INSネット）回線を利用しているEDIは、NTT東日本・西日本のサービス提供終了にともない2028年12月31日以降は使えなくなります。現在EDIを運用している場合は、契約している回線を確認しておく必要があります。
EDIとは？仕組みや種類、2028年問題までわかりやすく解説
記事を読むクラウド型とオンプレミス型
導入形態は2つに分かれます。
■クラウド型
インターネット経由で利用します。自社でサーバーを用意する必要がないため初期費用を抑えやすく、環境構築を伴わない分、導入までの期間も短くなりやすい形態です。ただし基幹システムとの連携や要件定義に時間を要する場合は、この限りではありません。ただし保守が完全に不要になるわけではなく、設定の見直しやマスタの整備といった運用業務は残ります。
■オンプレミス型
自社サーバーに構築します。初期費用と運用負荷は高くなりやすいものの、既存システムとの複雑な連携が必要な場合や、独自の業務要件に合わせて作り込みたい場合に選ばれます。
費用を比較する際は、初期費用だけでなく運用開始後のコストまで含めて見る必要があります。
受発注システムの比較方法
価格や機能など見るべき指標を解説
記事を読む価格や機能など見るべき指標を解説
受発注システムのメリットは、発注側と受注側で違う
受発注システムのメリットは「業務効率化」とまとめられがちですが、発注側と受注側では得られるものが違います。取引先に導入を提案する場面では、相手にとってのメリットを説明できるかどうかが分かれ目になります。
受注側のメリット
■転記作業の削減
取引先が入力した注文データをそのまま受注データとして扱えるため、FAXや電話で受けた内容をシステムに打ち直す作業を減らせます。ただし、受注管理システムや基幹システムまで連携していないと、そこで再入力が発生します。
■入力ミスの減少
転記が減れば転記ミスも減ります。あわせて、必須項目のチェックや商品マスタとの突き合わせをシステム側で行えば、型番の誤りや廃番品の注文も防げます。
■問い合わせ対応の削減
在庫状況や納期、注文履歴を取引先が自分で確認できるようになると、「あの注文どうなっていますか」という電話が減ります。受注件数が多い企業ほど、この効果は大きくなります。
■営業担当の時間が空く
受発注の事務処理に取られていた時間を、提案や新規開拓に回せるようになります。
発注側のメリット
■発注のタイミングを選べる
電話やFAXだと相手の営業時間に縛られますが、24時間受付に対応したWeb受発注なら時間を問わず発注できます。
■発注履歴を検索できる
過去に何をいくらで発注したかを自分で確認できます。「前回と同じものを」という依頼のたびに担当者へ問い合わせる必要がなくなります。
■在庫と納期がその場で分かる
在庫・納期情報を基幹システムや在庫管理システムと連携していれば、発注前に状況を確認でき、欠品による予定変更を減らせます。
■社内の承認フローに乗せやすい
承認機能を備えたシステムなら、発注内容がデータとして残るため、稟議や社内承認の記録としても使えます。
取引先に移行を依頼するときは、受注側の効率化ではなく、発注側にとって何が便利になるかを伝える必要があります。「うちの業務が楽になるので使ってください」では、相手が動く理由になりません。
取引先にどう移行してもらうか
受発注システムが社内システムと違うのは、効果が取引先の行動にも左右される点です。自社が導入しても、取引先が従来どおりFAXで注文してくれば、FAXとシステムの二重運用が続き、想定した削減効果は出にくくなります。
取引先の発注方法は一様ではない
ここで見落とされやすいのが、取引先の発注方法が企業ごとに違うという事実です。手書きの注文書をFAXで送ってくる企業、メールに添付する企業、自社の基幹システムから発注データを出力する企業。同じ商品を扱っていても、発注する側の体制はばらばらです。
この違いを無視して「今日からWebで発注してください」と一律に依頼すると、対応できない取引先が残ります。移行の進め方には、大きく2つの方向があります。
戦略A：取引先の発注方法に合わせて選択肢を用意する
工業材料メーカーのニチアス株式会社は、顧客の発注方法が手書きのFAX、メール、基幹システムからの出力までさまざまであることを踏まえ、3パターンほどの注文方法を用意して発注を受けられるようにする取り組みを進めています。取引先に一律の移行を求めるのではなく、相手の業務フローに歩み寄る考え方です。
同社は規格品にあたる「登録済みの寸法」の注文機能から稼働させており、まだ一部の顧客が利用している段階ながら、実際に受発注業務を行う営業アシスタントから「登録済み寸法の注文手配にかかる時間が、これまでと比べて7〜8割削減された」という声が上がっているとしています。
なお同社は、導入前に社内各部署へアンケート調査を実施し、「どの業務にどれくらいの時間がかかっているのか」を洗い出したうえでプロジェクトを進めています。効果を数値で語れるのは、この事前調査があるためです。
戦略B：期限を設定して一本化する
もう一方は、移行の期限を切って集約する進め方です。アルパインマーケティング株式会社は、稼働から2ヶ月で受注のEC切り替え率99%に到達しました。同社が挙げた要因は次の3点です。
- FAXでの注文受付に猶予期間を設け、期限後はECへ一本化する方針を明確に打ち出した
- 切り替え状況を定期的に確認し、営業担当を通じて未移行の取引先を個別にフォローした
- 経営層が継続的に進捗を確認し、全社の取り組みとして後押しした
2社に共通するのは、取引先の実際の発注方法を踏まえて移行方法を設計している点です。ニチアス様は複数の注文方法を用意することで取引先の業務に合わせ、アルパインマーケティング様は移行期限の設定と個別フォローによってECへの切り替えを進めています。どちらが正解ということではなく、取引先の構成や商材の性質によって適した方法が変わります。
逆に言えば、使える状態にしておくだけでは移行は進みません。取引先がどの方法で発注しているかを把握したうえで、選択肢を用意するのか期限を切るのかを決めておくことになります。
＼ 稼働2ヶ月で切り替え率99%を実現した進め方 ／
全社連携による移行の舞台裏を読む
受発注システムを導入するステップ
ステップ1：現状の課題を洗い出し、導入の目的を決める
現在の受発注業務のどこに時間がかかっているかを把握します。担当者へのヒアリングやアンケートで工程ごとの所要時間を洗い出しておくと、導入後に効果を測れるようになります。この数字がないと、システムを入れた後で「良くなった気がする」以上のことが言えません。
ステップ2：システム化する範囲を決める
業務フローに沿って、どこまでをシステムで扱うかを決めます。この段階で、会計システムや在庫システム、基幹システムとの連携要件も確認します。連携がないと二重入力が残るため、ここは後回しにできません。
ステップ3：取引先の発注方法を調べる
取引先がどの方法で発注しているかを把握します。FAX、メール、基幹システムからの出力など、実態は企業ごとに異なります。ここを調べておかないと、移行できない取引先が後から判明します。
ステップ4：マスタ登録と検証
商品マスタ、取引先マスタ、単価情報などを登録し、実際の業務データで動作を確認します。取引先ごとの特別単価や、イレギュラーな出荷指示が想定どおり処理できるかを見ておきます。
ステップ5：取引先への説明と移行方針の決定
取引先に説明し、操作方法やサポート体制を伝えます。あわせて、旧チャネルを継続するのか段階的に停止するのかを決め、停止する場合は移行期限をあらかじめ設定します。後述のとおり、全社一律でWebへ移行してもらう方法だけが正解ではありません。取引先の体制によっては、複数の注文方法を残す判断もあります。
ステップ6：本稼働と効果測定
運用を開始します。ステップ1で測った工数と比較して、削減幅を確認します。移行率をKPIに置き、未移行の取引先へのフォローを続けます。
導入で失敗しないためのポイント
取引先に事前に説明し、協力を得る
受発注システムは取引先にも使ってもらう前提の仕組みです。導入の目的、操作方法、サポート体制を事前に伝えておきます。このとき、前述のとおり発注側にとってのメリットを説明できるかが鍵になります。
あわせて、取引先の業務フローやシステム環境も確認します。すべての取引先が同じ方法に移行できるとは限らないため、Web・EDIなど複数の選択肢を用意する判断も必要です。
社内の合意形成を先に済ませる
見落とされやすいのが社内です。特に経営層に対しては、受発注システムが既存の基幹システムと何が違うのか、どのような価値を生むのかを説明して理解を得る必要があります。ここが曖昧なまま進めると、予算承認の段階で止まります。
現場側にも、担当者の教育やマニュアルの整備、トライアル運用が必要です。操作に不安がある場合はデモやトライアル期間を設け、現場の意見を反映してから本稼働に移ります。
外部システムとの連携を先に確認する
受発注システムは、会計・在庫・物流・基幹システムと連携する場面が多くあります。導入前に、連携の方法、対応フォーマット、手動での補完作業が必要になる範囲まで確認しておきます。
連携を設計しないまま導入すると、取引先からの入力は電子化されても、社内で基幹システムへ手入力する工程が残ります。FAXの確認や電話の受付は減りますが、受注側に再入力作業が残るため、期待したほど工数を削減できない場合があります。
受発注業務のデジタル化に対応するBtoB EC「ecbeing BtoB」
ecbeingが提供するBtoB EC構築プラットフォーム「ecbeing BtoB」は、取引先ごとに異なる単価の設定、発注者側の社内承認フロー、見積の発行依頼といったBtoB特有の要件に対応しています。注文に必要な項目を1ページで完結して入力できる「EDI注文入力」機能も備えており、従来のWeb-EDIに近い操作性を求める取引先にも対応できます。
本記事で紹介したニチアス様、アルパインマーケティング様の事例も、ecbeing BtoBで構築したものです。基幹システムとの連携や要件に応じたカスタマイズにより、受注登録から出荷指示までを自動化した事例もあります。
ecbeing BtoBパッケージ紹介資料（抜粋版）
当社のサービスBtoBパッケージ紹介資料になります。
詳細はこちら当社のサービスBtoBパッケージ紹介資料になります。
まとめ
受発注システムは、企業間の注文のやりとりを電子化する仕組みです。受注側の社内処理を担う受注管理システム、発注側の申請・承認を担う発注管理システムと違い、取引先との接続そのものを対象とします。
そのため導入効果は、自社側のシステム設計だけでなく、取引先の移行状況にも大きく左右されます。取引先の発注方法は手書きのFAXから基幹システム出力までさまざまで、一律の移行を求めると対応できない相手が残ります。
実際の進め方は一つではありません。ニチアス様のように複数の注文方法を用意して取引先の業務に合わせる方法もあれば、アルパインマーケティング様のようにFAX受付の期限を切って一本化する方法もあります。共通しているのは、取引先の実際の発注方法を踏まえたうえで移行の設計をしている点です。
あわせて、基幹システムとの連携を設計しなければ、社内で再入力する工程が残ります。取引先側の電子化と社内の連携、両方を計画に含めておくことが前提になります。
