コロンビアが展示会受注をBtoB ECでDX化し業務効率を大幅改善
〜見返しやすく更新性のあるカタログと受注から出荷まで一貫したシステム構築〜

1938年にアメリカオレゴン州ポートランドで誕生した総合アウトドアブランドである「Columbia（コロンビア）」は、2023年に創業85周年を迎えました。
まだ「アウトドアウェア」というカテゴリさえ確立していなかった時代から、機能性を重視した製品開発に挑み、アクティビティを快適に支え続けてきました。
コロンビアスポーツウェアジャパンは、このブランド理念に即した製品開発、マーケティング活動、直営店の運営や販売などを通し日本国内での事業展開を行っています。
そんなコロンビアスポーツウェアジャパンは、2022年11月にecbeingのクローズドBtoB ECで『展示会受注オーダーサイト』を新規構築しました。
今回は新規で展示会受注オーダーサイトを立ち上げた背景や目的、構築時に意識されたことや、展示会受注に必要であった機能、今後についての戦略も含めお話しいただきました。

株式会社コロンビアスポーツウェアジャパン 基本情報

＜社名＞
株式会社コロンビアスポーツウェアジャパン
＜設立＞
平成9年6月11日
＜東京本社＞
東京都新宿区新宿6-27-30 新宿イーストサイドスクエア 7階

タイムリーな登録・更新と展示会受注から出荷まで一貫したシステム構築

BtoB ECを利用して展示会受注オーダーを新規構築した背景と目的を教えてください。

目的は業務の効率化とお客様により良いサービスを素早く提供するという観点からシステムを構築することで、弊社にとってもお客様にとってもWinWinな関係を築けると考え、追求した形がBtoB ECサイトでのシステム構築でした。

弊社は半年後、1年後に販売をする商品を年2回ある展示会で紹介し、プレオーダーを取っています。展示会の来場者には商品情報が掲載されている、法人向けの紙のカタログを作り提供していました。
それはもう長いこと、他の競合企業も含めて紙のカタログで商品情報を提供している状況でした。
そのような状況下で、展示会の最中でも商品の生産中止が途中で決まることや、商品の仕様変更が発生することなど、商品内容が変わっていくこともあり、1度印刷してしまった紙のカタログでは修正ができないため、デジタルカタログを活用するという第1ステップがありました。
デジタルカタログは数年使用していましたが、次のステップとして、オーダーをお客様から受け取る際のフローが「手書きで書かれたFAXを受け取る」、「Excelのオーダーシートをお客様に送り、入力いただいたものをメールでご返信頂く」といったマニュアル的な業務のままでした。その上、例えばオーダー頂いた商品が、翌日に商品情報が変わってしまうということあり、情報の更新性とデータの取り込みに課題があった状況でした。

さらに、オーダーの締め切り期日に関しても、メールの場合は締め切りを決めても「もう少し待って欲しい」などの交渉が入り、オーダー入力担当者の作業が進まず、次の部署にバトンを渡せないということもあり、業務効率が悪かったというところが現場の課題としてもありました。

デジタルカタログのオーダーシートも手間のかかる作業を各自が行っていたという現状があります。作成するにあたり、商品の情報を収集し正確な情報を掲載できるよう、かなりの時間を要して作り込んでいました。そのためアップデートが簡単には出来ないということにも起因していたと思います。
毎シーズン、ブランドによっては300〜400品番の商品がある中で、全てのオーダーを最終のデジタルカタログを見て、目で校正するといったことも今までおこなっており、様々な部署が手作業で業務を進めることが多かったです。

DX化を進めるにあたり、どのように検討を進めたか教えてください。

理想は最新の情報を掲載されたものが人の手を渡ることなく、最終的にお客様が見るものに反映できるようにしたいというところで、まず「競合他社はデジタルカタログを導入しているのか」、「それともオーダー入力のところまで結びついたシステムを使用しているのか」などの競合調査を行いました。
その結果、導入具合も様々ではありましたが、出荷依頼まで1貫してオーダーを受けた後に在庫を付与して、その在庫をお客様が見て直接出荷依頼に繋げられるというところまで実装されているところはない印象でした。
もちろんパッケージシステムやベンダーも調査しましたが、そこまでの機能を標準でそろえているシステムはその当時、調べた限りではない状況でした。

そのような中でecbeingを選定された理由を教えてください。

当時、オーダーを取るところまでではなく、最終的にお客様が在庫を見て、お客様主導で出荷指示を直接出せるというところまでカバーできるパッケージがあればと思ったのですが、現状そういったシステムを導入されているところもパッケージとして準備されているところもなかったので、カスタマイズで構築するしかないという方針を決めました。
その中で、やはり商品の情報を入れるところから、その商品の情報をオーダーシートでなるべく人の手を介さず反映するという形を理想として考えた時に、弊社で元々使用していたBtoC ECサイトをecbeingさんで構築して頂いた実績と商品情報を一括して登録できるシステム・サービスの機能性と拡張性の面からお声がけさせていただきました。

カーン氏：商品情報がBtoC ECサイト上にあったので、データベースを持っていたのも大きかったと思います。それを利用して、どうすればBtoB ECサイトにも繋げることができるのかを検討しました。BtoBのデータベースを作り、そこからBtoB ECサイトにデータを飛ばす、あるいはPOSにデータを飛ばす、カタログにも飛ばすなど、そこを起点に検討を進められたのは大きなポイントでした。
商品情報を正確かつタイムリーに登録・更新ができるというところが、すべての起点になる部分でしたので、そこをきちんと把握して下さるエンジニアの方がいらっしゃることをフル活用してシナジーを生み、最後まで繋げていけるという想いが決め手になったと感じています。

お客様が見返しやすいカタログと在庫が見える化された商品

展示会受注から出荷まで一貫しておこなえるサイトであることを前提に実施された機能や戦略について教えてください。

カタログでこだわった点としては、やはりお客様が使いやすくなっているかどうかというところでした。
これまでの展示会は商品を準備して、カタログを紙で印刷し、来場者は紙のカタログにメモをするといったアナログなやり方をしてきており、お客様もアナログに慣れ、それが普通の作業として定着していました。
紙のカタログからデジタルへの移行をできるだけ抵抗感なく、スムーズに行うため、 お客様との関係性を持っている営業チームにも要件定義のメンバーとして加わってもらい進めました。

具体的に展示会では来期のサンプル商品（実物）が陳列をされており、実際にお客様が商品のカラーやディテールなどを立った状態で歩き回りながらチェックし、その横で弊社の担当者が商品を説明しながら、今までであれば紙のカタログもしくはデジタルカタログを表示したタブレットを片手に持ち、お客様が購入に必要な情報をメモするといった流れで進んでいきます。
今後もその流れは変わらない中で、今まで通りお客様の頭の中での来年の商品の組み立てというものがスムーズに落とし込めるように、以前のやり方から障壁をできるだけなくし、だけれどもお客様が会社に帰って記憶や記録を見返せるようメモができるマニュアル的な利便性など、今までの使い方にできるだけ近いものは、どのようにデジタルで表現できるのか、といったことは現場の営業がすごく気にしていました。

特にメモに関して、デジタルカタログの際にはタッチペンでのメモになりますので、画数の多いメモには向かず〇や△とちょっとした文章しか残せず、強化品番には「強」とメモするような状況でしたが、ecbeingさんのシステムを使用することで強化品番など注視しておきたい商品に対して、メモすることなくお気に入りボタンを押すだけで、商品を後から注視したいものだけにグルーピングして見ることができるようになりました。
それだけではなく、ローンチ後、順次追加カスタマイズをおこない「メモ機能」も実装しています。タッチペンでの手書きメモではなくキーボードでの文字入力になっており、「お気に入り」からメモした内容も確認することができるようになりました。
記録を見返す際にも、今までであればデジタルでも紙でも、例えば50ページあるカタログの中の200品番から5品番だけ注文しようとするお客様も当然いらっしゃいますし、かつそれが弊社だけでなく競合他社の展示会もその日のうち3社回るみたいなこともあります。そのような中で帰社し記録を見返して各社の商品を思い出すことは簡単なことではありませんので、以前よりも使いやすくお客様の利便性を意識しストレスなく記録を取りながら展示会に参加できる環境作りを重視しました。

出荷業務において実施された機能や改善された点について教えてください。

展示会オーダーを受注後、実際に商品が日本に入ってきて効率的に出荷するための、特徴的な取り組みがあります。
1つ目は在庫の見える化です。弊社では元々フリー在庫表と呼んでいるメーカー在庫表を手作業で作成していました。業務担当者を設けて週一回データを算出し、加工をして30分〜1時間かけ作成し、社内へ、また社内担当からお客様に在庫数を共有するというのを何年もおこなっていました。
それがecbeingを導入することで、最新の在庫数を時間も関係なく、お客様が見たいタイミングで見ることができるようになりましたので、利便性はかなり上がっていますし、在庫確認のお問い合わせも電話も含め大幅に減っています。
タイムリーに在庫状況がわかるというのもメリットとしては大きく、週に一回共有する在庫数はもちろん変動しますので、注文を頂いても在庫切れの対応をしなければならない時もありましたが、そういった対応もなくなり、お客様もスムーズな購入ができるためお客様自身の売上にも直結するような改善ができていると感じています。

もう1つが出荷可能明細状況の共有です。今までは弊社側で受注品番の入荷予定や出荷可能状況などのエクセルデータを作成し、必要に応じて、代理店を含む各社に送っていました。
同様にecbeingさんのシステムを導入することで、お客様・代理店自身の見たいタイミングで明細を見ることができ、すぐにそのまま出荷に繋げられるようになりました。
もっと言うと権限もありますが、帳合先も見ることができるように作っているので、帳合先が見て代理店に出荷依頼の申請承認をお願いするというプロセスが踏め、代理店の手間も減らせると考えています。

また出荷依頼に関しても、以前は回収も含めてメールでおこなっていました。
当時は例えば10店舗あれば10店舗分の明細が来て、一つの代理店で繁忙期になれば出荷依頼が一気に来ます。そうすると1日に30通以上のメール来ることもあり、多い時には6人で3時間がかりで一つの取引先を対応していました。
それが今はエラーがなければ自動で連携されますので、今まで複数人でおこなっていた業務を1人でかつ短時間で終わらせることが可能になりました。実際、部内で状況をレビューしたところ、時短の方でも残業せずに帰れる業務量になっています。

御社ならではの「オーダーシート」でこだわられた部分について教えてください。

前提として、弊社のお取引様の中でざっくり約半分が既に独自のシステムと独自のオーダー登録フォーマット持っている状況です。そういった場合、出荷のタイミングでお取引様のシステムに入り、希望されている発注数を取りに行くようなやり取りがあったりするので、弊社システムを通じてのオーダーテイクや出荷をやらないお客様というのは、あくまでビジネスのボリュームでいうと約半分ほどいらっしゃる状況です。
そういった弊社システムを通じてのやり取りができるお客様の多くが、従来のExcel ベースで作成したオーダーシートをメールでやり取りする形でしたが、できるだけ以前の形を再現して使い勝手のハードルが起きないよう、当初非常に相談させて頂きました。

セキュリティや安定稼働という点でCSVでのやりとりをできないかという話が要件定義時に進んでいましたが、今の営業現場の方からの「CSVではリテラシー的にも使ってもらえないのでは」という意見を優先し、Excelでのやりとりが実現できるよう構築していきました。
やはりそこは使えないものを作るのではなく、しっかり要件定義で実際使っていただけるものを作るというところでしっかり落ち着けたと感じています。
もちろん、初めは抵抗のあるお客様もいらっしゃいましたが、一つひとつメリットや使い方を説明することでご理解頂き、今では使いこなしているようなお客様もいらっしゃいます。

構築時において苦労されたについて教えてください。

当然ですが「商品を登録する人」「オーダーを取らなければいけない人」、「出荷に繋げなければいけない人」の担当によって、商品登録で重視する視点が異なりますので、商品登録時には全体を俯瞰して、商品を正確、かつ、迅速にアップロードすることが求められます。
最初に商品登録の項目が1個抜けていたとして、最終的にオーダーする時や出荷する時にかけて、大きな影響が出ますが、どうしたら正しく商品登録ができ、責任を持って管理できるのかというところが、構築時より難しさを感じている部分です。
一元化した事によって今まで気づかなかった問題が顕在化できたことは良かった部分ですが、それを防ぐための社内のオペレーション・体制をどうすればいいかというところはまだ課題として残っています。

業務効率の改善とお問い合わせ対応工数の大幅削減

展示会受注オーダーサイトを立ち上げたことによって得られた効果について教えてください。

システムを導入しての展示会は2022年11月が最初で、2023年2月から初めて出荷の依頼をお客様自身に入れていただいているという状況ですので一概に言える状態ではありませんが、業務効率という意味では部分的にしても間違いなく効果は上がっていると感じています。在庫連携もすることができ、在庫のタイムリーな共有がお客様自身でおこなえているため、在庫確認による電話やメールのお問い合わせは大幅に削減されています。
今後も引き続き、お客様との理解を深めつつ、効果をあげられるよう強化して参ります。

今後ecbeingを活用し、取り組んでいきたい構想について教えてください。

カーン氏：来年度以降、基幹システムの入れ替えというところもありますので、そこの部分で今連携している商品部分のアップデートや項目の連携というところで、うまく情報登録・アップデートができるように連携して、商品情報が違っているといった場合でもトラブルシューティングがしやすい環境を作っていきたいと考えています。

ありがとうございます。最後にBtoB ECを検討している企業に対してアドバイスをお願いします。

カーン氏：前提としてBtoB ECの場合、カスタマイズをしなければならないことがたくさんあるので、ecbeingさんのような柔軟性をもったソリューションのアドバイスや解決方法をご提案いただけるようなベンダーやシステムを選ぶことは重要だと考えています。
また、社内のメンバーがみんなECやシステムに詳しいわけではないので基本的なことから技術的ななことまで都度チャット等でご質問させていただけるようなサポート力もあると安心かと思います。

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