電話受注・FAX受注をやめたい企業必見！
受発注業務をデジタル化させるBtoB ECの構築ポイントをご紹介

電話・FAXアナログ受注対応で発生しがちなこと

電話やFAXといったアナログでの受注対応は、手作業で対応しなければいけない部分もあり、ミスが発生する可能性がデジタルより高くなります。すなわち、そこで発生したミスきっかけで余計な工数が発生し、業務工数が増えて効率が悪くなるという状況に陥るリスクがあります。ここでは、電話・FAXといったアナログ受注で発生しがちなことをピックアップしました。

・情報入力ミス
アナログの受注業務においては、基幹システムなどに受注データを入力する必要があります。その際、電話受注においては発注内容の聞き間違い、FAX受注では届いたFAXの読み間違いが原因で誤った情報が入力されるミスが発生する恐れがあります。
また、こうしたミスが発生した場合にはその訂正作業をしなければなりません。本来であればこの作業は不要なものですので、業務効率の悪化に繋がります。

・コミュニケーショントラブル
電話での受発注業務の強みの一つに、当事者同士でコミュニケーションできるという点があります。その一方で、ここでの会話内容をしっかりとエビデンスにするためには録音するための手段を用意し、そのデータを残しておかなければならず、多くの企業ではそこまでの対応をしていません。エビデンスがしっかり残していないと「言った・言っていない」ということに関するコミュニケーショントラブルが発生しやすくなります。

・情報共有ミス
受注業務は受注受付から商品の配送に至るまで、社内の複数部署を跨いで対応する必要があります。その中で担当者ごとのフローが異なれば対応が属人化してしまうため、情報共有を行う際にミスが発生してしまうことがあります。

・業務の停滞
属人化による影響は情報共有のミスだけではありません。別の担当者が業務の進め方や詳細について分からないため業務を進めることができず、担当者が不在の際は業務が滞ってしまいます。

・確認対応、訂正対応のための余計な工数
電話やFAXでの受注対応時には、内容の不備や記入ミスが発生することもあります。特にFAXによる発注書は文字がかすれて読めない、「1」と「7」のように書き方によって判別できないという事象が発生しやすいです。記載内容に不備やミスがあった際も含め、先方に電話やメールで確認をした上で訂正が必要になればその処理もしなければならないため余計な業務工数が発生します。

FAXを受け取ったまま受注業務を電子化・効率化する方法

「電話やFAXをやめたい」と思っていても、取引先の事情からすぐに受発注システムへ移行するのが難しいケースは少なくありません。ここでは、FAXでの受注を続けながら、社内の処理だけを電子化・効率化する方法をご紹介します。

・PC-FAX
受信したFAXを紙に出力せず、PC上でPDFなどのデータとして確認・保存する方法です。紙の保管スペースや印刷コストを削減できますが、基幹システムへの入力自体は引き続き手作業でおこなう必要があります。

・クラウドFAX
FAXの受信そのものをインターネット経由でおこない、クラウド上にデータを保存する仕組みです。外出先や自宅からでも受注内容を確認できるため、テレワークとの相性がよい方法です。ただし、受信したデータの多くはPDF形式のままとなるため、後から検索・集計をしたい場合は工夫が必要です。

・FAX-OCR（AI-OCR）
FAXで届いた注文書の文字情報を、画像認識によって自動でテキストデータ化する技術です。手書きの注文書が多い取引先が残っている場合でも、読み取り精度の高いAI-OCRであれば、入力の手間とミスの両方を減らせます。

まだまだ減らせないFAX注文をAI-OCRで効率化する方法はこちら

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・中小企業共通EDI
中小企業庁が策定した標準規格で、ITの利用に不慣れな中小企業同士でも、比較的低コストで受発注データのやり取りを電子化できる仕組みとして紹介されています。取引先が複数の受発注システムを併用している場合でも、共通フォーマットでのデータ交換がしやすくなる点が特徴です。

これらの方法は、あくまで「FAXというやり取りの形は残しながら、社内の処理を電子化・効率化する」ためのものです。取引先の理解が得られ、より抜本的な業務効率化を目指す段階になったら、次でご紹介する受発注システムへの移行を検討するとよいでしょう。

受発注システムで受発注業務を効率化させよう

電話受注やFAX受注といったアナログな受注対応業務を脱却し、業務を効率化させる方法として、受発注システムの導入があります。受注システムとは受注ならびに発注において発生する業務の処理を一元管理で行えるシステムのことで、近年「新規顧客の開拓」や「取引業務の効率化」、「DX化促進」といった目的で受発注システムを用いて受発注業務をデジタルに移行させる企業が増えています。
受発注システムは主に下記のような3つのシステムが存在します。

・受発注システム
名前の通り受発注業務に特化したシステムで、企業間取引で発生する見積や請求書といった書類の発行、受発注に関連する情報や与信の管理などの自動化を実現します。

・ECシステム
皆さんが日常生活の中で利用しているECサイトのように受発注の対応ができるシステムです。企業間取引向けのBtoB ECサイトが増えてきたこともあり、企業間取引独特の商習慣に対応できる機能を搭載した“BtoB向け”のECシステムも多くなっています。

・EDI
書類など企業間取引で発生するデータ交換をシステム上で行うためのシステムです。元々は40年ほど前から固定電話用いたISDN回線で受注側と発注側双方が同じシステムでやり取りをしていましたが、ISDN回線のサービスが終了することもあり、今後はインターネット回線を利用する「WEB EDI」が主流になります。

EDIについて詳しくはこちら

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こうした受発注システムを活用して発注業務のデジタル化を実現することで、ミスの発生原因となる芽を摘んで無駄な業務の削減を実現することができます。しかし、受発注システムを導入しても発注元である取引先にもシステムを利用してもらえなければ、逆に業務が煩雑化してしまいます。ですので、自社ならびに取引先にマッチしたシステムを導入することで初めて効果を得られため、取引先に使ってもらえる仕組みを導入することが重要であることを頭に入れておきましょう。

受発注システムについて詳細はこちら

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電話・FAX受注をやめてecbeing BtoBを導入した企業の事例

ここまでご紹介してきた通り、電話・FAXでのアナログな受注対応から脱却し、ecbeing BtoBを活用したBtoB ECサイトの構築によって受発注業務の負荷軽減を実現した企業様は少なくありません。
基幹システムとの連携によって受注から出荷指示までを自動化した事例や、全国に分散していた受発注業務を本社に集約した事例など、業種・業態によって課題も解決方法もさまざまです。
ここでは、電話・FAX受注の課題を解決してecbeing BtoBを導入した企業様の事例を4つ厳選してご紹介します。自社の受発注業務効率化を検討する際の参考にしてください。

SAP連携で受注から出荷指示までを自動化、EC化率99%を実現【アルパインマーケティング株式会社様】

自動車電装品の企画・マーケティング・販売を手がけるアルパインマーケティング株式会社様は、電話・FAXが中心だったアナログな受注体制を刷新するため、ecbeing BtoBによる受注ECサイトを新規構築しました。基幹システムのSAPと連携させることで、受注から出荷指示までの一連の業務を自動化し、稼働からわずか2ヶ月で受注のEC切り替え率99%を達成しています。

この取り組みにより、受注業務にかかる工数は1日あたり66時間から32時間へと約5割削減。空いたリソースを新規事業へ振り向けられる体制を整えつつ、想定より抑えたコストでの導入も実現しました。

アルパインマーケティング株式会社様の事例について詳しくはこちら

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全国に分散していた部品受発注を本社に集約し自動化【ヤンマーエネルギーシステム株式会社様】

空調・発電システムなどの開発・製造・販売を行うヤンマーエネルギーシステム株式会社様は、全国の支社・支店に分散していた部品の受発注業務を本社に集約するため、サービスパーツ専門のBtoB ECサイトを構築しました。電話・FAX・メールなど複数の手段に分かれていた問い合わせ窓口を一本化し、ecbeingを"ハブ"として複数の基幹システムと連携。数百万点にのぼる部品を扱うため、既存のパーツカタログサイトとECカートを連携させる工夫で、商品マスタ整備の負担を抑えながら自動化を実現しています。

手作業による受発注対応の負担が軽減されたことで営業担当者がコア業務に集中できるようになったほか、レスポンス速度の改善によって顧客満足度の向上にもつながっています。

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受発注業務の時間を7〜8割削減、独自の商慣習もシステム化【ニチアス株式会社様】

産業素材・製品メーカーであるニチアス株式会社様は、FAXやメールが中心だったアナログな受発注業務を改善するため、BtoB ECサイトを構築しました。全社的なDX方針のもと専門チームを発足し、社内アンケートで課題を洗い出した上で、拠点別計上や寸法指定といった同社独自の商慣習にも対応できる仕組みをシステム化しています。

この結果、受発注業務にかかる時間を7〜8割削減。営業担当者を定型業務から解放し、新規顧客の開拓に注力できる体制を実現したほか、取引先の業務フローに合わせた発注方法を提供できるようになったことで利便性も向上しています。

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「クイックオーダー」機能で1日200件の注文を自動対応【ネグロス電工株式会社様】

電気・空衛設備資材の製品開発・製造・販売を手がけるネグロス電工株式会社様は、電話・FAXでの注文受付や在庫確認対応による社内業務負荷を軽減するため、基幹システムと連携したクローズドBtoB ECサイトを新規構築しました。「クイックオーダー」機能により、営業時間外でもお客様のタイミングで在庫確認・注文ができる仕組みを整えています。

この取り組みにより、営業所によっては1日あたり200件ほどの注文をシステムで自動対応できるようになり、電話・FAX対応にかかっていた社内業務の負荷を大きく軽減しています。

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